# Roles y qué ve cada persona del equipo

Los cuatro roles de una organización, qué puede hacer cada uno y las dos reglas que explican por qué a veces se ve de más o de menos.

_Updated: 2026-08-18 · Source: https://ruit.es/docs/roles-y-que-ve-cada-persona/_

Quién ve qué en RUIT sale de dos decisiones distintas que se combinan: **el rol** de cada persona y
**el nivel de visibilidad** con el que trabaja la organización entera. Casi todas las dudas del tipo
"¿por qué esta persona ve esto?" se resuelven separando las dos.

## Los cuatro roles

### Miembro

El rol de quien trabaja el día a día sin decidir sobre el catálogo. Ve el inventario,
las publicaciones, los pedidos, las transacciones, las facturas, los mensajes, las búsquedas
guardadas y las cuentas conectadas que le tocan. Puede
[**publicar**](https://ruit.es/docs/tu-primera-publicacion/), **responder mensajes**, crear
búsquedas guardadas y gestionar favoritos. Lo que no puede es crear, editar ni borrar productos, ni
gestionar pedidos o facturas.

### Encargado

Todo lo del miembro más el control real del catálogo: crear, editar y borrar
productos y publicaciones, importar publicaciones, registrar transacciones, gestionar pedidos, crear
facturas, configurar las automatizaciones y la mensajería automática.

### Administrador

Todo lo del encargado más la gestión de la organización: **invitar y gestionar al
equipo**, crear y modificar tiendas, administrar las cuentas conectadas y la extensión, tocar los
datos de facturación y las reglas de precios. También puede cambiar el nombre y el logotipo de la
organización.

### Propietario

Todo lo anterior, y además lo único que nadie más tiene: la facturación de la
organización y **borrar la organización**. Solo hay uno, no se puede cambiar su rol ni se le puede
retirar del equipo, y a nadie se le asciende a propietario desde el equipo.

_Captura: La pantalla Equipo de una organización, con una tarjeta de miembro mostrando su nombre junto a la etiqueta de rol ENCARGADO._

Así se ve el rol de cada persona en la lista del equipo: una etiqueta junto a su nombre, la misma
palabra que usa la tabla de abajo.

### La tabla, rol por rol

| Qué puede hacer | Miembro | Encargado | Administrador | Propietario |
| --- | :---: | :---: | :---: | :---: |
| Ver inventario, anuncios, pedidos, transacciones, facturas y mensajes | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Publicar un anuncio y responder mensajes | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Crear búsquedas guardadas y gestionar favoritos | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Editar y borrar búsquedas guardadas | No | Sí | Sí | Sí |
| Crear, editar y borrar productos | No | Sí | Sí | Sí |
| Editar y borrar anuncios, e importar los que ya tengas puestos | No | Sí | Sí | Sí |
| Registrar transacciones y gestionar pedidos | No | Sí | Sí | Sí |
| Crear facturas | No | Sí | Sí | Sí |
| Configurar automatizaciones, agente de IA y mensajes automáticos | No | Sí | Sí | Sí |
| Editar los datos que salen en las facturas | No | No | Sí | Sí |
| Invitar y gestionar al equipo | No | No | Sí | Sí |
| Crear y modificar tiendas | No | No | Sí | Sí |
| Administrar las cuentas conectadas y la extensión | No | No | Sí | Sí |
| Cambiar las reglas de precios | No | No | Sí | Sí |
| Llevar la facturación de la organización | No | No | No | Sí |
| Borrar la organización | No | No | No | Sí |

> **Nota:** Las dos últimas filas son las únicas que separan a un administrador de un propietario. Y ojo con
> no confundir «llevar la facturación de la organización» con «editar los datos que salen en las
> facturas»: son dos cosas distintas. Un administrador cambia el identificador fiscal que se imprime
> en cada factura; solo el propietario toca la suscripción y el cobro de la organización.

## El nivel de visibilidad de la organización

Aparte del rol, la organización entera se configura con uno de estos tres niveles, y lo cambia el
propietario o un administrador:

| Nivel | Qué ve cada persona |
| --- | --- |
| **Organización** | todo lo de la organización |
| **Tienda** | lo de su tienda, más lo que no es de ninguna tienda |
| **Miembro** | solo lo que ha creado ella |

Una organización recién creada nace en el nivel más abierto, el de organización.

> **Aviso:** **Hoy ese selector todavía no se puede tocar.** La pantalla de ajustes lo enseña, pero está en modo
> lectura y lo que elijas ahí no se guarda: la función está a medio conectar y así lo dice la propia
> app. Mientras siga así, tu organización trabaja en el nivel con el que nació, y si necesitas otro,
> pídenoslo por el chat.

## Cómo se combinan las dos cosas

La regla es corta: **manda el más estrecho de los dos**. Cada rol tiene un techo propio de
visibilidad, y el nivel de la organización es un techo que se aplica a todos por igual.

| Rol | Su techo propio | ¿Puede trabajar sin tienda activa? |
| --- | --- | --- |
| Miembro | Tienda | No |
| Encargado | Tienda | No |
| Administrador | Organización | Sí |
| Propietario | Organización | Sí |

O sea que en una organización configurada al nivel más abierto, un encargado **sigue viendo solo su
tienda**, porque su rol no da para más. Y en una organización configurada al nivel más estrecho, ni
siquiera un administrador ve más allá de lo suyo mientras esté trabajando dentro de una tienda.

Para eso último hay una salida pensada: propietario y administrador pueden trabajar **sin tienda
activa**, y entonces ven la organización completa sea cual sea el nivel configurado. Es el modo de
supervisión, y no está disponible para los otros dos roles.

## Las dos reglas que explican casi todas las sorpresas

### Una ficha sin tienda la ve todo el mundo

Todo pertenece siempre a una organización, pero la
tienda es opcional. Lo que no tiene tienda es de la organización entera, y quien trabaja por tienda
lo ve igualmente. Por eso se ven fichas de fuera de la propia delegación: no se han colado, es que
nunca fueron de ninguna.

> **Nota:** Esa regla vale mientras la organización esté en el nivel de tienda. Bajo el nivel de miembro se
> suma la condición de autoría, así que lo que no es de ninguna tienda pero lo creó otra persona te
> sigue sin aparecer: los dos filtros se aplican a la vez, no uno u otro.

### Una ficha sin autor no la ve nadie con visibilidad de miembro

Cuando la organización está al
nivel más estrecho, cada persona ve lo que creó ella, y eso se decide por el autor registrado en la
ficha. Lo que llegó sin autor (histórico antiguo, o filas creadas por procesos automáticos como una
sincronización o un aviso de un marketplace) **queda invisible para todos** bajo ese nivel. No se ha
borrado nada: se ve en cuanto la organización pasa a un nivel más abierto. Si al activar la
visibilidad por miembro "desaparece" media pantalla, esta es casi siempre la explicación.

> **Aviso:** Ese autor no se puede rellenar después: es un dato de auditoría que RUIT escribe al crear cada
> cosa y que ningún formulario edita. Así que la salida para un histórico sin autor no es repararlo
> uno a uno, sino dejar la organización en un nivel más abierto.

## Las cuentas conectadas van por su cuenta

Las cuentas de marketplace no siguen esas reglas: tienen su propia regla de acceso, que se decide
**al conectarlas**.

| Marketplace | Con quién nace compartida |
| --- | --- |
| Shopify, WooCommerce, PrestaShop | Con toda la organización |
| Wallapop, Vinted, eBay, Todocolección | Solo contigo |

Los tres primeros nacen compartidos porque representan el catálogo de la empresa, no el de una
persona. El resto nacen solo tuyos.

Y no es solo quién las ve en la lista: es **quién puede publicar y responder mensajes con ellas**.

En una organización con varias personas, la tarjeta de cada cuenta muestra un selector de
visibilidad.

> **Aviso:** Conviene saber dos cosas antes de fiarte de ese selector: **no guarda lo que elijas** y arranca
> siempre en la opción más restrictiva, así que tampoco sirve para consultar cómo está compartida esa
> cuenta ahora mismo. Mientras siga así, si necesitas mover una cuenta de sitio, dínoslo por el chat y
> lo hacemos nosotros.

## Cuándo se aplican los cambios

Los cambios de rol y de tiendas se aplican **en el momento**: la persona afectada no tiene que
cerrar sesión ni recargar. Un cambio del nivel de visibilidad de la organización afecta en cambio a
todo el mundo a la vez, así que el día que se pueda tocar conviene avisar antes.