Advertenties importeren vanaf een marketplace

In deze tutorial haal je de advertenties die je al op een marketplace hebt staan naar je voorraad in RUIT. Elke advertentie wordt een product, met zijn foto’s, en blijft aan die advertentie gekoppeld. Het duurt vijf minuten, plus de tijd die RUIT nodig heeft om ze op te halen als het er veel zijn, en je kunt het herhalen wanneer je wilt: wat je al had opgehaald, wordt bijgewerkt en niet verdubbeld.

Je hebt nodig een account van de marketplace dat aan RUIT gekoppeld is en een geverifieerde telefoon; is die nog niet geverifieerd, dan vraagt RUIT je daar bij het importeren om. Voor Wallapop en Vinted moet bovendien de extensie verbonden zijn en moet de browser openblijven zolang het importeren duurt. Importeren is geen betaalde functie.

1. Open de import

Druk in Inventaris op Producten toevoegen en, in het venster Toevoegen aan voorraad, op Advertenties importeren (2). RUIT laat je de marketplaces zien waarvan het advertenties kan ophalen.

De advertenties van IberLibro worden niet uit de boekhandel gelezen: kies je IberLibro, dan vraagt RUIT je om het bestand dat je uit AbeBooks exporteert, zoals uitgelegd in verkopen op IberLibro.

2. Kies het account

Druk op de marketplace. Daaronder verschijnen je Accounts op die marketplace: kies het account met de advertenties en druk op Doorgaan.

Een account dat als Verlopen staat, moet je eerst opnieuw koppelen, met de knop Opnieuw koppelen. En zie je bij het kiezen Wacht tot de huidige import is voltooid, dan loopt er voor dat account al een import: er kan er maar één tegelijk lopen.

3. Vink de advertenties aan

RUIT toont de advertenties van dat account op kaarten, met hun foto, titel en prijs. Vink de advertenties aan die je wilt ophalen en druk op Doorgaan. Onderaan, naast de knop, zie je hoeveel je er hebt gekozen.

Alles selecteren vraagt je om een bevestiging en heeft even tijd nodig om de advertenties te verzamelen als het er veel zijn. Van Wallapop en eBay verschijnen de advertenties die te koop staan, en van Vinted alle behalve de gesloten; bij Wallapop en Vinted kun je met Filters andere statussen kiezen, zoals de gereserveerde advertenties.

4. Lees het overzicht

Voordat er iets wordt opgehaald, vergelijkt RUIT elke advertentie met de producten die je al hebt en vertelt het je wat er met elke advertentie gaat gebeuren. Er is nog niets geïmporteerd.

• Wordt bijgewerkt. Die advertentie had jij of iemand van je organisatie al geïmporteerd. RUIT ververst de titel, de beschrijving, de foto’s, de staat en de verzending van het product, maar laat de prijs, de voorraad en de SKU ongemoeid.
• Wordt gekoppeld aan een bestaand product. De advertentie heeft dezelfde EAN, ISBN of SKU als een van je producten. In plaats van een nieuw product aan te maken, koppelt RUIT de advertentie aan dat product, dat zijn titel, foto’s, prijs en voorraad behoudt. Met Controleren zie je aan welk product elke advertentie wordt gekoppeld.
• We hebben mogelijke overeenkomsten gevonden, met de teller van wat je al hebt gecontroleerd. De advertentie lijkt op een van je producten, maar RUIT weet niet zeker welk product het is. Dat beslis jij in de volgende stap.
• Maakt een nieuw product aan. De advertentie lijkt op niets in je voorraad. Bij je eerste import komt normaal gesproken alles hier terecht.

RUIT koppelt alleen automatisch als een identificatiecode overeenkomt: de EAN of het ISBN op elke marketplace, en de SKU op eBay, Shopify, WooCommerce, PrestaShop en Todocolección. Een vergelijkbare titel is nooit genoeg, dus de advertenties van Wallapop en Vinted gaan naar controle of worden een nieuw product.

5. Controleer de overeenkomsten

Is er een kaart met mogelijke overeenkomsten, druk dan op Controleren op die kaart. RUIT laat je die advertenties een voor een zien: bovenaan de advertentie die je gaat importeren en daaronder tot vijf producten uit je voorraad die erop lijken.

Kies voor elke advertentie een uitkomst:

• Het product dat erbij hoort, als het in de lijst staat. Elke kandidaat laat zien waarom hij erop lijkt, dezelfde SKU of EAN of een vergelijkbare titel, en hoeveel (1).
• Een ander product zoeken… (2), als het juiste er niet tussen staat: je zoekt het in je voorraad en drukt op Nu koppelen.
• Nieuw product aanmaken (3), als het geen van jouw producten is. Overslaan doet hetzelfde.

Zodra je kiest, gaat RUIT naar de volgende advertentie. Als je klaar bent, druk je op Alles bevestigen (4): je komt terug in het overzicht, dat nu zegt hoeveel advertenties er volgens jouw controle worden geïmporteerd. Er is nog steeds niets geïmporteerd.

Controleer je er veel, dan kun je het scherm met het toetsenbord bedienen: ← en → wisselen van advertentie, ↑ en ↓ lopen door de opties, Enter kiest en S slaat over.

6. Importeer

Druk op Importeren. Heb je mogelijke overeenkomsten niet gecontroleerd, dan herinnert RUIT je daaraan met Nieuwe producten aanmaken?: Ze controleren brengt je terug naar de controle en Als nieuw aanmaken importeert ze als nieuwe producten.

Het venster toont de voortgang, met de nieuwe producten, de updates en de fouten die live worden geteld. Je kunt het sluiten: de import gaat vanzelf door en als die klaar is, krijg je een melding en een e-mail met het resultaat. Annuleren stopt de import; wat al is opgehaald, blijft staan.

Aan het eind zie je Importeren gelukt! en hoeveel producten er zijn geïmporteerd. Druk op Bekijken in Voorraad.

Wat je hebt bereikt

Je advertenties zijn nu producten in je voorraad in RUIT, elk gekoppeld aan zijn advertentie. Vanaf nu houdt RUIT de prijs en de voorraad op die marketplace bij, en kun je ze op de andere marketplaces publiceren.

Volgende stap: je eerste advertentie, om een van deze producten naar een andere marketplace te brengen.

Als iets niet klopt

• Ik zie het overzicht en Overeenkomsten controleren niet. In een smal venster, zoals op je telefoon, is het importeren eenvoudiger en zoekt het niet naar overeenkomsten: het vertelt je hoeveel advertenties nog geen product hebben en je kiest tussen ze allemaal als nieuw Importeren of ze een voor een met de hand Koppelen.
• «Extensieprobleem» bij Wallapop of Vinted. RUIT kon je advertenties niet via de extensie lezen: controleer of ze verbonden is en probeer het opnieuw. Valt de verbinding halverwege weg, dan wordt wat nog ontbrak niet opgehaald en telt het als fout; importeer opnieuw met de browser open.
• Een product is binnengekomen met voorraad 0 of als nieuw. Elke marketplace levert wat hij heeft. Van Shopify komt de staat altijd als nieuw binnen en, als de advertentie geen aantal had, komt de voorraad op 0 (bij WooCommerce op 1). Van Wallapop en Vinted komt het product binnen met één stuk en een SKU die RUIT aanmaakt.
• De categorie ontbreekt. Producten in RUIT hebben geen categorie: die kies je bij het publiceren, per marketplace.
• Een nieuwe advertentie is bij een product terechtgekomen dat ik al had. Is de SKU ervan die van een van je producten, dan koppelt RUIT de advertentie aan dat product in plaats van een nieuw product aan te maken, ook als je het niet hebt gecontroleerd.
• Ik koos een product bij de controle en RUIT heeft een ander aangemaakt. Bij het importeren controleert RUIT elke koppeling opnieuw en maakt het een nieuw product aan als het gekozen product niet meer geschikt is: omdat het gearchiveerd is of omdat de voorraad op is, of omdat het op Wallapop, Vinted of Todocolección al een actieve advertentie op die marketplace heeft. Het scherm meldt dat niet.
• Er verschijnt «Foutenrapport downloaden». Download het: het is een CSV met elke advertentie die niet is geïmporteerd en de reden.