Roles y qué ve cada persona del equipo

Quién ve qué en RUIT sale de dos decisiones distintas que se combinan: el rol de cada persona y el nivel de visibilidad con el que trabaja la organización entera. Casi todas las dudas del tipo “¿por qué esta persona ve esto?” se resuelven separando las dos.

Los cuatro roles

Miembro

El rol de quien trabaja el día a día sin decidir sobre el catálogo. Ve el inventario, las publicaciones, los pedidos, las transacciones, las facturas, los mensajes, las búsquedas guardadas y las cuentas conectadas que le tocan. Puede publicar, responder mensajes, crear búsquedas guardadas y gestionar favoritos. Lo que no puede es crear, editar ni borrar productos, ni gestionar pedidos o facturas.

Encargado

Todo lo del miembro más el control real del catálogo: crear, editar y borrar productos y publicaciones, importar publicaciones, registrar transacciones, gestionar pedidos, crear facturas, configurar las automatizaciones y la mensajería automática.

Administrador

Todo lo del encargado más la gestión de la organización: invitar y gestionar al equipo, crear y modificar tiendas, administrar las cuentas conectadas y la extensión, tocar los datos de facturación y las reglas de precios. También puede cambiar el nombre y el logotipo de la organización.

Propietario

Todo lo anterior, y además lo único que nadie más tiene: la facturación de la organización y borrar la organización. Solo hay uno, no se puede cambiar su rol ni se le puede retirar del equipo, y a nadie se le asciende a propietario desde el equipo.

La tabla, rol por rol

El nivel de visibilidad de la organización

Aparte del rol, la organización entera se configura con uno de estos tres niveles, y lo cambia el propietario o un administrador:

Una organización recién creada nace en el nivel más abierto, el de organización.

Cómo se combinan las dos cosas

La regla es corta: manda el más estrecho de los dos. Cada rol tiene un techo propio de visibilidad, y el nivel de la organización es un techo que se aplica a todos por igual.

O sea que en una organización configurada al nivel más abierto, un encargado sigue viendo solo su tienda, porque su rol no da para más. Y en una organización configurada al nivel más estrecho, ni siquiera un administrador ve más allá de lo suyo mientras esté trabajando dentro de una tienda.

Para eso último hay una salida pensada: propietario y administrador pueden trabajar sin tienda activa, y entonces ven la organización completa sea cual sea el nivel configurado. Es el modo de supervisión, y no está disponible para los otros dos roles.

Las dos reglas que explican casi todas las sorpresas

Una ficha sin tienda la ve todo el mundo

Todo pertenece siempre a una organización, pero la tienda es opcional. Lo que no tiene tienda es de la organización entera, y quien trabaja por tienda lo ve igualmente. Por eso se ven fichas de fuera de la propia delegación: no se han colado, es que nunca fueron de ninguna.

Una ficha sin autor no la ve nadie con visibilidad de miembro

Cuando la organización está al nivel más estrecho, cada persona ve lo que creó ella, y eso se decide por el autor registrado en la ficha. Lo que llegó sin autor (histórico antiguo, o filas creadas por procesos automáticos como una sincronización o un aviso de un marketplace) queda invisible para todos bajo ese nivel. No se ha borrado nada: se ve en cuanto la organización pasa a un nivel más abierto. Si al activar la visibilidad por miembro “desaparece” media pantalla, esta es casi siempre la explicación.

Las cuentas conectadas van por su cuenta

Las cuentas de marketplace no siguen esas reglas: tienen su propia regla de acceso, que se decide al conectarlas.

Los tres primeros nacen compartidos porque representan el catálogo de la empresa, no el de una persona. El resto nacen solo tuyos.

Y no es solo quién las ve en la lista: es quién puede publicar y responder mensajes con ellas.

En una organización con varias personas, la tarjeta de cada cuenta muestra un selector de visibilidad.

Cuándo se aplican los cambios

Los cambios de rol y de tiendas se aplican en el momento: la persona afectada no tiene que cerrar sesión ni recargar. Un cambio del nivel de visibilidad de la organización afecta en cambio a todo el mundo a la vez, así que el día que se pueda tocar conviene avisar antes.