Invitar a alguien a tu equipo en RUIT
Cómo se invita por correo, qué reglas rechazan una invitación, cuánto dura el enlace y qué pasa cuando la persona invitada todavía no tiene cuenta en RUIT.
Sumar gente a una organización se hace por correo electrónico. No hace falta que la otra persona tenga cuenta en RUIT: si no la tiene, la invitación la espera.
Quién puede invitar
Quien tenga permiso para gestionar el equipo, que hoy son el propietario y los administradores.
Qué se decide al invitar
Tres cosas, y las tres importan desde el primer día:
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El correo de la persona. Es la identidad de la invitación, y tiene que coincidir después con el correo de la cuenta que la acepte.
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El rol, que decide lo que podrá hacer. Se puede invitar como administrador, encargado o miembro. Nunca como propietario: ese rol no se reparte por invitación.
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Las tiendas a las que tendrá acceso, y con cuál entra la primera vez.
Además, las tiendas que indiques tienen que ser de tu propia organización, y la tienda con la que esa persona entra la primera vez tiene que estar entre las que le has asignado. Si algo de eso no cuadra, RUIT te lo dice en el momento y no envía nada.
Mientras nadie la acepta, una invitación vive en su propia lista, separada de los miembros activos, con la etiqueta PENDIENTE bien visible, para que no se confunda con alguien que ya está dentro.
Por qué una invitación puede salir rechazada
Ninguno de estos casos es un fallo:
| Motivo | Qué hacer |
|---|---|
| Ya hay una invitación pendiente para ese correo en esa organización | Esperar a que la acepte o cancelarla: solo puede haber una viva a la vez |
| Esa persona ya es miembro de la organización | Cambiarle el rol o las tiendas, en vez de volver a invitarla |
| Has elegido el rol de propietario | Elegir administrador, encargado o miembro |
| Es un encargado o un miembro y no le has dado ninguna tienda | Asignarle al menos una |
| Alguna de las tiendas no es de tu organización | Quitarla de la lista |
| La tienda de entrada no está entre las asignadas | Añadirla a las asignadas, o elegir otra de entrada |
El correo, el enlace y sus siete días
Al enviar la invitación, RUIT manda un correo con el nombre de la organización, quién invita, el rol ofrecido y un enlace único.
Al abrirlo, la aceptación es automática: no hay que confirmar nada, la pantalla procesa la invitación y te dice cómo ha ido. Hace falta haber iniciado sesión, porque RUIT tiene que comprobar que quien acepta es quien fue invitado.
De ahí salen los tres finales posibles:
| Al abrir el enlace | Qué pasa |
|---|---|
| El correo de tu cuenta coincide con el invitado | Entras en la organización |
| El correo no coincide | Se rechaza, para que un enlace reenviado no meta a otra persona en el equipo |
| Han pasado más de siete días | El enlace ya no vale y hay que pedir una invitación nueva |
Si la persona invitada todavía no tiene cuenta
Este es el caso que suele preocupar y que está resuelto: si invitas a alguien que aún no está en RUIT y esa persona se registra con ese mismo correo, la invitación se acepta sola al crear la cuenta, siempre que no haya caducado. No tiene que buscar el correo ni pulsar el enlace: entra directamente en tu organización.
Si tenía varias invitaciones esperando, entra en la más reciente, y las demás quedan aceptadas igualmente para cuando quiera cambiar de organización.
La app mantiene además una lista de las invitaciones pendientes dirigidas a tu correo, así que alguien que ya tenga cuenta puede aceptarlas desde dentro sin depender del correo electrónico.
Con qué tienda entra cada persona
Al aceptar, RUIT elige la tienda de entrada en este orden, y se queda con la primera que se cumpla:
| Orden | Cuándo se aplica | Con qué tienda entra |
|---|---|---|
| 1 | Se eligió una tienda al invitar | Esa |
| 2 | No se eligió ninguna, pero solo tiene una asignada | Esa única |
| 3 | Es encargado o miembro con varias asignadas | La tienda predeterminada de la organización |
| 4 | Es administrador y no se eligió ninguna | Ninguna: entra viendo la organización entera |
Es lo que evita que alguien acepte una invitación y aterrice en una pantalla vacía.
Cambiar el rol o las tiendas de alguien
Lo hace quien gestiona el equipo, y se aplica en el momento: la persona afectada no tiene que salir y volver a entrar. Dos límites:
- El rol del propietario no se cambia.
- Nadie puede ser ascendido a propietario desde aquí.
Quitar a alguien del equipo
También lo hace quien gestiona el equipo, y con una excepción: al propietario no se le puede quitar. Al retirar a alguien, esa persona deja de ver la organización de inmediato; su cuenta de RUIT sigue existiendo con su organización personal, y lo que creó mientras estuvo dentro se queda en la organización, que es de quien era.
Vídeo
Vídeo pendiente: Enviar una invitación y aceptarla
Vídeo pendiente: Cambiar el rol y las tiendas de alguien
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